Тайм-трекинг, уровень контроля и полезные инструменты для удаленной работы с командой

Если раньше решение иметь удаленную команду или же команду фрилансеров всегда было осознанным, то карантин все изменил. Компании во всем мире оказались вынуждены переводить свои офисы на удаленку, что для менеджера означает переход в совершенно другой режим управления компанией, который больше напоминает контроль команды фрилансеров, чем инхаус-офиса.

Согласно последним исследованиям, всего 34% офисных сотрудников Великобритании планируют вернуться на фиксированное рабочее место после окончания пандемии. В США эта цифра достигает 80%, согласно ожиданиям руководителей. Однако дискуссия на тему необходимости физических офисов набирает обороты. Еще никогда раньше люди не имели столько возможностей и предпосылок к тому, чтобы массово работать из дому.

Это становится вызовом для начальства. Как контролировать работу удаленной команды? Как контролировать работу команды фрилансеров? Для этого уже сейчас есть много удобных инструментов.

Уровень контроля

Стоит сразу определить, ради чего вы контролируете сотрудников. Тут возможны три ответа:

  • контроль для себя с целью повышения продуктивности;
  • контроль для руководителя, чтобы он/она мог(ла) лучше планировать процессы;
  • контроль для заказчика, который требует подробной отчетности.

В зависимости от этого будут отличаться и инструменты контроля. Важно сразу определить, каким образом будет оплачиваться труд: за время работы или за результат. В первом случае стоит задуматься о системах тайм-трекинга, во втором — о четком фиксировании объемов и сроков.

«Мы фиксируем объем работы, сроки и бюджет в письме. Также там прописываем definition of done (каким образом выглядит выполненная задача) и санкции за нарушение договоренностей. На старте проговариваем основные этапы и прописываем сроки. Дальше всем управлением проекта занимается фрилансер, а я только слежу за сроками и приемом работ», — объясняет Анна Ятель, СМО продуктовой компании Admixer, которая имеет большой опыт работы с фрилансерами.

Все это можно вносить в привычные Google Docs. Можно также пользоваться системами управления проектами. Например:

  • Basecamp для максимально простого и понятного интерфейса.
  • Asana, если имеете опыт работы и нужно несложное решение.
  • Trello, если предпочитаете работать с канбан-досками.
  • Worksection, если нужно комплексное решение, а также тайм-трекинг.
  • Notion, если готовы попробовать самое трендовое решение на этот момент.

Как фиксировать время

Если мы отталкиваемся от работы на «почасовке», то автоматически должны разобраться с тем, каким образом будет фиксироваться время работы и как будут выглядеть отчеты. Этим может заниматься как сам сотрудник, так и начальство. 

Первое, с чего стоит начать — объяснить, зачем нужно учитывать время и что вы это делаете вовсе не ради того, чтобы параноидально следить за сотрудником.

«Время имеет смысл измерять в тех случаях, когда есть четко выкупленные клиентом часы. У нас достаточно доверительные и продуктивные отношения внутри компании, поэтому трекинг времени воспринимается только как аспект потребности при отчете для клиента», — рассказывает Александр Кузьмичев, основатель диджитал-продакшена Lestro и сооснователь стартапа Odrey.

При доверительных отношениях внутри команды трекинг времени превращается из подозрительной надстройки в удобный инструмент оценки продуктивности. 

Фиксировать время тоже можно прямо в Google Docs. Однако если в проекте работает команда из нескольких человек, имеет смысл посмотреть на автоматизированные альтернативы.

  • Toggl. Удобное и красивое приложение, которое интегрируется в существующие таск-менеджеры и позволяет в один клик запускать таймер времени.
  • Harvset. Инструмент, подобный Toggl, имеет более гибкую систему формирования отчетов.
  • Worksection. Если вам нужно решение «таск-менеджер + тайм-трекер» в одном.
  • Yaware. Если вы хотите полностью автоматизировать процесс анализа проведенного за гаджетами времени сотрудников.

Тем не менее даже при таком разнообразии некоторые студии готовы разрабатывать собственные решения. 

«Ранее использовали и Toggl, и Harvest. Но они ориентированы на тех, кого устраивает коробочное решение. В итоге в начале года написали свою трекинг-систему, которую используем внутри агентства. Удобна она тем, что любые пожелания бухгалтера/аудитора можно реализовать в течение рабочего дня и «на длинную» экономить ресурс», — рассказывает продюсер Wanted Agency Александр Можаев.

Фриланс vs инхаус

Несмотря на все возможности по онлайн-автоматизации процессов, работа с фрилансерами и удаленной командой имеет свои особенности. Ученые пока не определились, действительно ли работа на удаленке продуктивнее, чем в офисе. Есть исследования, которые даже дают цифры — сотрудники из дому работают на 13% эффективнее. С другой стороны, другие исследования говорят, что все зависит от каждого конкретного человека, а посчитать продуктивность сложно из-за комплексности самого термина. Ну и, пожалуй, главный аргумент — еще никогда люди не работали на удаленке вынужденно настолько долго. А значит, и данных недостаточно.

Поэтому при работе с фрилансерами и «удаленщиками» стоит придерживаться несколько другого подхода, чем с коллегами, которые сидят в нескольких метрах от вас. 

«С фрилансерами правила игры строже. Я не проявляю гибкость, когда что-то идет не так. Если фрилансер подводит, я с ним больше не буду работать. В остальном — все так же, как с командой: должна быть культура взаимодействия, обмен обратной связью и человеческое отношение», — делится своим опытом Анна Ятель.

«Мы лимитируем количество времени, которое может быть оплачено. Иногда мы можем даже лимитировать время на целый проект. И это не потому, что мы очень жадная компания. Производительный труд начинается тогда, когда есть ограничения. Время — такой же ресурс, как и деньги. Мы можем сказать: «Мы выделяем столько-то денег на проект». Здесь так же: мы выделяем определенное количество времени. Это помогает отбросить лишнее», — рассказывал CEO компании ThinkGlobal Богдан Александрук о переводе компании на удаленку. 

Часто четкое фиксирование объема задач, сроков работы и потраченного времени приветствуют и сами фрилансеры. 

«Мне кажется, что трекинг времени и стоимости этого времени очень хорошо держит в тонусе: как заказчика, так и исполнителя услуги. Каждый раз в начале проекта я делаю приблизительную оценку времени, которое мне понадобится. Это спасает меня от того, чтобы не тянуть работу, которая требует 5 часов, в течение 5 дней. А заказчика уберегает от того, чтобы присылать мне кучу лишних идей и правок, которые в какой-то момент становятся уже неуместными», — объясняет дизайнер-фрилансер Наталия Гуржий.

Работа с удаленной командой и командой фрилансеров имеет свои особенности. Она требует внедрения системы управления проектами, часто — систем тайм-трекинга. Кроме того, вынуждает самого сотрудника четче контролировать свою работу. Но в конце концов все упирается в ответственность всех участников процесса, доверие внутри команды и четкое понимание целей, которые стоят перед каждым участником процесса.