Что делать ивент-агентствам, чтобы не растерять ценные профессиональные кадры, и что делать клиентам, чтобы не лишиться ивентов как бизнес-инструмента

Как меняется рынок профессиональных кадров в ивент-сфере? 

Из-за резкого падения количества мероприятий у большинства ивент-компаний уменьшился штат. Возможно, чуть меньше пострадали свадебные агентства, хотя даже им было несладко — многие клиенты решили перенести или отменить церемонии. 

Заказов стало гораздо меньше, доходы снизились, поэтому многие сотрудники перепрофилировались и ушли в схожие профессии. Кто-то — в рекламу, кто-то — в пиар, кто-то — в продакшн, производство подарков. Но суть в том, что когда человек уходит в другую сферу, он адаптируется и привыкает к новой реальности. И потом его сложно или даже невозможно вернуть. 

Но рано или поздно мероприятия вернутся в нашу повседневную жизнь, и тогда наступит кадровый голод, а качество ивентов в целом по рынку снизится. Новые кадры нужно будет обучать, и это займет немало времени. 

Поэтому в скором будущем из-за проблем с кадрами ивент-сферу ждет переизбыток заказов и невозможность качественно выполнить запрос клиента. Соответственно, упадет либо качество, либо креативность — и результатом станут шаблонные мероприятия. Ведь их за счет систематизации можно организовать быстрее, чем что-то новое и интересное. 

Поскольку персонала будет не хватать, увеличится и количество форс-мажоров.

Какие решения возможны? 

Я предлагаю представителям ивент-индустрии собраться и найти точки соприкосновения, которые позволят нам пережить кризис кадров. 

Можно объединиться в некую ассоциацию и перенаправлять коллегам часть заказов, если у нас общие принципы работы. Было бы логично объединяться на основе общих ценностей и специфики агентств. Кто-то любит структурные классические ивенты, а кто-то с удовольствием реализовывает более креативные, поэтому стоит ориентироваться на общую систему ценностей и формировать близкие по духу правила взаимодействия. Даже создание нескольких таких объединений, близких по духу, обороту или мироощущению компаний уже даст скачок в сторону получения более качественного продукта.

Идеальный пример профессионального объединения – неофициальный картель, созданный в продакшне украинской видео индустрии. В его составе, например, серия компаний, которые зафиксировали единую ценовую политику на услуги одного типа и условия оплаты. Благодаря такой коллаборации индустрия создания роликов в рекламе сумела вырасти во что-то более крупное, а клиент получил более качественную стандартизированную услугу. 

Если не размениваться на миллионы тендеров, не связанных друг с другом, то можно сформировать единые правила игры и систему оценки качества. Тогда, обращаясь в такой профессиональный картель, клиент может быть уверен, что получит услуги с четкими и понятными условиями.

Тендеры vs качество

Еще один нюанс, который влияет на ситуацию на рынке — это тендеры на проведение разовых ивентов. Сегодня мое агентство выигрывает примерно каждый пятый тендер, в котором участвует. Но проблема в том, что на подготовку предыдущих четырех тендеров время уходит зря. 

Если это время освободить, все от этого только выиграли бы. Благодаря освободившемуся ресурсу агентства смогут реализовать хороший продукт даже с сокращенным персоналом. 

Как это осуществить? Клиенты могут напрямую ставить задачи выбранному агентству. Или хотя бы уменьшить количество тендеров.

Как выбрать хорошее агентство

В идеальной ситуации логичнее провести тендер на выбор агентства на годовое или двухгодичное обслуживание, а не на один ивент. Так вы сможете проверить портфолио агентства и саму его команду на соответствие вашему бизнесу. А агентство, освободив ресурсы от подготовки к лишним тендерам, сможет использовать их по назначению — для создания качественного продукта. Так клиент получит продуманное решение, а агентство сможет сконцентрировать усилия на создании чего-то стоящего.

В этом случае клиент помимо того, что получит более высокое качество услуг, также сэкономит свое время. Ведь у него будет возможность заниматься не пятью тендерами в год, а всего одним. В процессе годового тендера клиент как раз выявляет способность агентства понимать задачи клиента и создавать творческий продукт необходимого качества . 

А агентство в этом случае понимает, что у него есть пул заказов, под который оно формирует и воспитывает команду. Агентство получает возможность проникнуть в задачи, проблемы и специфику работы именно с этим клиентом, и получить оптимальный результат. 

Если же клиенты не изменят теперешний подход к найму ивент-агентства, который сейчас состоит в бесконечной череде тендеров, то когда резко увеличится спрос, агентства начнут халтурить и выдавать клиентам низкокачественный результат. 

Как правильно проводить тендер 

Для примера: во время тендера клиент предлагает прописать реализацию одного крупного ивента. Собирается пул концепций, выбирается наиболее интересная версия — согласно критериям оценки клиента. С этим агентством заключается долгосрочный контракт на один или даже два года.

Если клиент опасается возможного недобросовестного исполнения агентством своих обязанностей, можно в тендере выбрать два агентства-победителя. Приоритет будет отдаваться первому агентству. Если первое агентство не будет справляться, будет возможность обратиться ко второму. 

Также возможен вариант совместной работы двух агентств, в котором мероприятия между ними делятся на усмотрение клиента. Тогда у компании-заказчика в системе работы есть два агентства, которые хорошо понимают ее потребности и в случае необходимости могут подстраховать друг друга. Если же у клиента в портфеле несколько брендов, то часть брендов можно отдать одному агентству, а часть — другому. Таким образом создается дополнительная защита от рисков. 

Часть клиентов так и поступает, особенно если речь идет о корпорациях. Есть и несколько украинских компаний — чтобы не нарушать договора конфиденциальности, скажу, что таких за 15 лет моей работы в сфере ивентов было порядка 15%. 

С другой стороны, изменить бизнес-модель закупок в любой корпорации действительно сложно и как минимум требует недюжинной энергии. Ведь это решение уже на уровне хед-офиса, который обычно находится где-то в Европе.

Восстановится ли сфера ивентов

Я уверен, что да. Появление онлайн-ивентов не отменяет классические мероприятия. Вирус рано или поздно уйдет, а ключевые ивенты для бизнеса все равно останутся как эффективный инструмент, который ничем не заменить. 

Похожая ситуация складывалась во время кризисов 2008 и 2014 года: резко падали заказы и объемы, но после ивенты возвращались. Так будет и в этот раз. Поэтому, коллеги-ивенторы, давайте объединяться, а уважаемые клиенты, давайте уменьшать пул тендеров по мероприятиям, дайте агентствам возможность сразу включаться в работу и сделать ее для вас максимально качественно.