Що робити івент-агентствам, щоб не розгубити цінні професійні кадри, і що робити клієнтам, щоб не втратити івенти як бізнес-інструмент

Як змінюється ринок професійних кадрів в івент-сфері?

Через різке падіння кількості заходів у більшості івент-компаній зменшився штат. Можливо, трохи менше постраждали весільні агентства, хоча навіть їм було несолодко — багато клієнтів вирішили перенести або скасувати церемонії.

Замовлень стало набагато менше, доходи знизилися, тому багато співробітників перепрофілювалися і пішли в схожі професії. Хтось — у рекламу, хтось — в піар, хтось — в продакшн, виробництво подарунків. Але суть в тому, що коли людина йде в іншу сферу, вона адаптується і звикає до нової реальності. І потім її складно або навіть неможливо повернути.

Але рано чи пізно оффлайн-заходи повернуться в наше повсякденне життя, і тоді настане кадровий голод, а якість івентів в цілому по ринку знизиться. Нові кадри потрібно буде навчати, і це займе чимало часу.

Тому в недалекому майбутньому через проблеми з кадрами івент-сферу чекає надлишок замовлень і неможливість якісно виконати запит клієнта. Відповідно, впаде або якість, або креативність — і результатом стануть шаблонні заходи. Адже їх за рахунок систематизації можна організувати швидше, ніж щось нове і цікаве.

Оскільки персоналу буде не вистачати, збільшиться і кількість форс-мажорів.

Які рішення можливі?

Я пропоную представникам івент-індустрії зібратися і знайти точки дотику, які дозволять нам пережити кризу кадрів.

Можна об’єднатися в якусь асоціацію і перенаправляти колегам частину замовлень. Було б логічно об’єднуватися на основі спільних цінностей та специфіки агентств. Хтось любить структурні класичні івенти, а хтось із задоволенням реалізовує більш креативні, тому варто орієнтуватися на загальну систему цінностей і формувати близькі за духом правила взаємодії. Навіть створення декількох таких об’єднань, близьких за духом, оборотом або світовідчуттям компаній вже дасть стрибок у бік отримання більш якісного продукту.

Ідеальний приклад професійного об’єднання — неофіційний картель, створений в продакшн української відео індустрії. У його складі, наприклад, серія компаній, які зафіксували єдину цінову політику на послуги одного типу і умови оплати. Завдяки такій колаборації індустрія створення роликів в рекламі зуміла вирости в щось більш велике, а клієнт отримав більш якісну стандартизовану послугу.

Якщо не розмінюватися на мільйони тендерів, не пов’язаних один з одним, то можна сформувати єдині правила гри і систему оцінки якості. Тоді, звертаючись в такий професійний картель, клієнт може бути впевнений, що отримає послуги з чіткими і зрозумілими умовами.

Тендери vs якість

Ще один нюанс, який впливає на ситуацію на ринку — це тендери на проведення разових івентів. Сьогодні моє агентство виграє приблизно кожен п’ятий тендер, в якому бере участь. Але проблема в тому, що на підготовку попередніх чотирьох тендерів час йде даремно.

Якщо цей час звільнити, все від цього тільки виграли б. Завдяки звільненому ресурсу агентства зможуть реалізувати хороший продукт навіть зі скороченим персоналом.

Як це здійснити? Клієнти можуть безпосередньо ставити завдання обраному агентству. Або хоча б зменшити кількість тендерів.

Як вибрати гарне агентство

В ідеальній ситуації логічніше провести тендер на вибір агентства на річне або дворічне обслуговування, а не на один івент. Так ви зможете перевірити портфоліо агентства і саму його команду на відповідність вашому бізнесу. А агентство, звільнивши ресурси від підготовки до зайвих тендерів, зможе використовувати їх за призначенням — для створення якісного продукту. Так клієнт отримає продумане рішення, а агентство зможе сконцентрувати зусилля на створенні чогось вартого.

У цьому випадку клієнт не лише отримає вищу якість послуг, але й також заощадить свій час. Адже у нього буде можливість займатися не п’ятьма тендерами на рік, а всього одним. В процесі річного тендера клієнт якраз виявляє здатність агентства розуміти завдання клієнта і створювати творчий продукт необхідної якості.

А агентство в цьому випадку розуміє, що у нього є пул замовлень, під який воно формує і виховує команду. Агентство отримує можливість проникнути в завдання, проблеми та специфіку роботи саме з цим клієнтом, і отримати оптимальний результат.

Якщо ж клієнти не змінять теперішній підхід до найму івент-агентства, який зараз складається в нескінченній низці тендерів, то коли різко збільшиться попит, агентства почнуть халтурити і видавати клієнтам низькоякісний результат.

Як правильно проводити тендер 

Для прикладу: під час тендеру клієнт пропонує прописати реалізацію одного великого івенту. Збирається пул концепцій, вибирається найбільш цікава версія — відповідно до критеріїв оцінки клієнта. З цим агентством складають довгостроковий контракт на один або навіть два роки.

Якщо клієнт побоюється можливого недобросовісного виконання агентством своїх обов’язків, можна в тендері вибрати два агентства-переможців. Пріоритет буде віддаватися першому агентству. Якщо перше агентство не буде справлятися, буде можливість звернутися до другого.

Також можливий варіант спільної роботи двох агентств, в якому заходи між ними діляться на розсуд клієнта. Тоді у компанії-замовника в системі роботи є два агентства, які добре розуміють її потреби і в разі необхідності можуть підстрахувати один одного. Якщо ж у клієнта в портфелі декілька брендів, то частину брендів можна віддати одному агентству, а частину — іншому. Таким чином створюється додатковий захист від ризиків.

Частина клієнтів так і надходить, особливо якщо мова йде про корпорації. Є й кілька українських компаній — щоб не порушувати договору конфіденційності, скажу, що таких за 15 років моєї роботи в сфері івентів було близько 15%.

З іншого боку, змінити бізнес-модель закупівель в корпорації дійсно складно і як мінімум потребує чималої енергії. Адже це рішення вже на рівні хед-офісу, який зазвичай знаходиться десь в Європі.

Чи відновиться сфера івентів

Я впевнений, що так. Поява онлайн-івентів не скасовує класичні заходи. Вірус рано чи пізно піде, а ключові івенти для бізнесу все одно залишаться як ефективний інструмент, який нічим не замінити.

Схожа ситуація складалася під час криз 2008 і 2014 року: різко падали замовлення і обсяги, але після івенти поверталися. Так буде і цього разу. Тому, колеги-івентори, давайте об’єднуватися, а шановні клієнти, давайте зменшувати пул тендерів по заходам, дайте агентствам можливість відразу включатися в роботу і зробити її для вас максимально якісно.