Как руководить и делегировать, чтобы не зашиваться на работе и улучшить продуктивность компании

С какими проблемами чаще всего сталкивается молодой руководитель? В первую очередь, это ощущение, что задачи засыпают вас с головой: вы постоянно помогаете подчиненным, объясняете, контролируете, а на выходе все равно получаете не то, что хотели. При этом загрузка такова, что не хватает времени на обучение и стратегические задачи, не говоря уж о work-life balance. Привычная для украинского бизнеса ситуация, верно? Но так быть не должно. 

Рассмотрим проблемы руководителя в разрезе пяти функций: управление, организация, контроль, мотивация, коммуникация и планирование.

Начнем с организации. Организация как функция управления — это ответ на вопрос «как работает компания». Давайте обсудим, с какими проблемами столкнемся, если работа организована неграмотно. 

Первая и вторая ошибки – всегда вместе, как сиамские близнецы: это некорректная постановка задачи и отсутствие дебрифинга. Если вы прописали идеальные шаблоны для постановки задач, но сотрудник все равно приносит вам не то, что нужно, значит, вы упустили момент дебрифинга. При получении задачи сотрудник должен сказать вам: «Я понял задачу следующим образом: мне нужно взять розовую ткань и пошить из нее десять свинок, правильно ли я понял задачу?». В этот момент вы вылавливаете ошибку, ведь в задаче прописаны пять зайцев из желтой ткани. 

Третья ошибка — несоответствие задачи сотруднику. Скажу простыми словами: если у нас проблема с электрикой, не нужно на эту задачу посылать сантехника. Избежать этой ошибки поможет грамотный профайлинг сотрудников.

Теперь поговорим о такой функции, как контроль. 

Четвертая ошибка – отсутствие промежуточного контроля. Если первого сентября вы поставили задачу на тридцатое, но в промежутке не проверяете ход выполнения задачи пятого, десятого и пятнадцатого сентября, вы рискуете в дедлайн получить розовых свинок вместо желтых зайцев. 

Пятая ошибка – постановка задач «через голову» непосредственного руководителя проекта. 

Шестая ошибка – отсутствие стандартов. Чтобы ее избежать, вы должны дать команде документ, в котором прописаны характеристики продукта, и эталонный пример продукта или услуги. 

Перейдем к мотивации и связанным с ней распространенным ошибкам. 

Седьмая ошибка — недостаток ресурсов для решения задачи. Условно — когда вам сказали «копай», а лопату не дали. В результате вы получаете не тот продукт, на который рассчитывали, или  получаете нужный продукт, но намного позже ожидаемого. Выставляя задачу сотруднику, убедитесь, что снабдили его ресурсами, которые необходимы для успешного выполнения задачи. 

Восьмая ошибка – демотивация сотрудников. Сотрудники в хроническом стрессе — вечная проблема украинского бизнеса, и любой руководитель, который хочет преуспеть, должен вовремя выявлять, что сотрудник в стрессе и демотивирован.

Как нужно общаться с демотивированным сотрудником? Поднять все его задачи и спросить, какие из них вдохновляют, а какие – пессимизируют. Выяснить, чем можно помочь. Если задача оказывается невыносимой — скажем, вы сажаете сотрудника-интроверта на холодные звонки – лучше передайте ее на другого сотрудника. 

И наконец, девятая ошибка – отсутствие обратной связи. Для украинских руководителей, особенно молодых, это часто некий психологический барьер: не всегда удобно объяснить, что сотрудник лажает – мы же два месяца назад сидели за одной партой. У нас нет культуры корректно озвучивать неприятные вещи. Очень часто негативная обратная связь и критика отождествляются, а это совсем разные понятия. Решение в такой ситуации – провести опрос в электронной форме, опросить всех, с кем работал сотрудник, устраивает ли их его работа по десятибалльной шкале. 

Мы посмотрели на основные ошибки руководителя сквозь призму функций управления. Этот подход поможет вам понять, в какой зоне затаилась ошибка, и оперативно найти решение. 

Помните: вы не капитан галеры с рабами, а дирижер сложного симфонического оркестра. Поэтому необходимо понимать ваших сотрудников, видеть их ценность и сильные стороны, корректно ставить задачи. И еще: не существует точки или курса, после которого вы станете идеальным руководителем — учиться этому вам придется всю жизнь. 

Колонка написана в рамках курса лекций Анастасии Байдаченко для Admixer Academy. Узнать больше об ошибках в функциях планирования и коммуникации, а также прослушать полный курс для молодого руководителя можно по ссылке