Як керувати та делегувати, щоб не зашиватися на роботі і поліпшити продуктивність компанії

З якими проблемами найчастіше доводиться мати справу молодому керівнику? Перш за все — це відчуття, що завдання засипають вас з головою: ви постійно допомагаєте підлеглим, пояснюєте, контролюєте, а на виході все одно отримуєте не те, що хотіли. При цьому завантаження таке, що не вистачає часу на навчання та стратегічні задачі, не кажучи вже про work-life balance. Звична для українського бізнесу ситуація, чи не так? Але так бути не повинно.

Розглянемо проблеми керівника у розрізі п’яти функцій: управління, організація, контроль, мотивація, комунікація та планування.

Почнемо з організації. Організація як функція управління — це відповідь на питання «як працює компанія». Давайте обговоримо, з якими проблемами матимемо справу, якщо робота організована неграмотно.

Перша і друга помилки завжди разом, наче сіамські близнюки: це некоректна постановка задачі та відсутність дебрифінгу. Якщо ви прописали ідеальні шаблони для постановки задач, але співробітник все одно приносить вам не те, що потрібно, значить, ви пропустили момент дебрифінгу. При отриманні задачі співробітник повинен сказати вам: «Я зрозумів завдання наступним чином: мені потрібно взяти рожеву тканину і пошити з неї десять свинок, чи правильно я зрозумів завдання?». У цей момент ви виловлюєте помилку, адже в завданні прописані п’ять зайців з жовтої тканини.

Третя помилка — невідповідність задачі співробітнику. Скажу простими словами: якщо у нас проблема з електрикою, не потрібно на цю задачу посилати сантехніка. Уникнути цієї помилки допоможе грамотний профайлинг співробітників.

Тепер поговоримо про таку функцію, як контроль.

Четверта помилка — відсутність проміжного контролю. Якщо першого вересня ви поставили задачу на тридцяте, але в проміжку не перевіряєте хід виконання задачі п’ятого, десятого і п’ятнадцятого вересня, ви ризикуєте в дедлайн отримати рожевих свинок замість жовтих зайців.

П’ята помилка — постановка задач «через голову» безпосереднього керівника проекту.

Шоста помилка — відсутність стандартів. Щоб її уникнути, ви повинні дати команді документ, в якому прописані характеристики продукту, а також еталонний приклад продукту або послуги.

Перейдемо до мотивації та пов’язаних з нею поширених помилок.

Сьома помилка — недолік ресурсів для вирішення задачі. Умовно — коли вам сказали «копай», а лопату не дали. В результаті ви отримуєте не той продукт, на який розраховували, або отримуєте потрібний продукт, але набагато пізніше очікуваного. Коли ви виставляєте задачу співробітнику, переконайтеся, що забезпечили його необхідними ресурсами для успішного виконання задачі.

Восьма помилка — демотивованість співробітників. Співробітники в хронічному стресі — вічна проблема українського бізнесу, і будь-який керівник, який хоче досягти успіху, повинен вчасно виявляти, що співробітник в стресі і демотивований.

Як потрібно спілкуватися з демотивованим співробітником? Підняти всі його задачі і запитати, які з них надихають, а які — песимізують. З’ясувати, чим можна допомогти. Якщо задача виявляється нестерпною — скажімо, ви садите співробітника-інтроверта на холодні дзвінки — краще віддайте її іншому співробітнику.

І нарешті, дев’ята помилка — відсутність зворотного зв’язку. Для українських керівників, особливо молодих, це часто певний психологічний бар’єр: не завжди зручно пояснити, що співробітник лажає — ми ж два місяці тому сиділи за однією партою. У нас немає культури озвучувати неприємні речі коректно. Дуже часто негативний зворотний зв’язок і критика ототожнюються, а це зовсім різні поняття. Рішення в такій ситуації — провести опитування в електронній формі, опитати всіх, з ким працював співробітник, чи влаштовує їх його робота за десятибальною шкалою.

Ми розглянули основні помилки керівника крізь призму функцій управління. Цей підхід допоможе вам зрозуміти, в якій зоні зачаїлася помилка, та оперативно знайти рішення.

Пам’ятайте: ви не капітан галери з рабами, а диригент складного симфонічного оркестру. Тому необхідно розуміти ваших співробітників, бачити їх цінність та сильні сторони, коректно ставити задачі. І ще: не існує точки або курсу, після якого ви станете ідеальним керівником — вчитися цьому вам доведеться все життя.

Колонка написана в рамках курсу лекцій Анастасії Байдаченко для Admixer Academy. Дізнатися більше про помилки в функціях планування і комунікації, а також прослухати повний курс для молодого керівника можна за посиланням.